Vroeger was het logisch dat alles wat bewaard moest worden, werd bewaard op papier. Dat is tegenwoordig ondenkbaar, gezien we ook een digitaal archief kunnen gebruiken. Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om alles digitaal te archiveren, zodat alle documenten te vinden zijn op een plek. Toch is het niet voor iedereen duidelijk hoe je dit het beste kunt realiseren. Ben jij benieuwd hoe je het beste een digitaal archief kunt opzetten bij https://gmsnl.com/archiefsoorten/archief-digitaliseren/? Lees snel verder.
Maar hoe bereid je je voor?
Hoe begin je? Eigenlijk is de eerste stap heel simpel: oude papieren uitzoeken. Denk bijvoorbeeld aan waar je de belangrijke documenten laat en neem een kijkje op deze plek. Het is hierbij belangrijk dat je goed selecteert welke documenten daadwerkelijk belangrijk zijn. Het kan zomaar zo zijn dat documenten die ooit belangrijk waren, dit nu niet meer zijn. Het controleren en uitzoeken van deze papieren kan heel veel tijd schelen. Anders ben je namelijk allerlei documenten aan het behandelen die eigenlijk helemaal niet noodzakelijk zijn. Wat niet bruikbaar is, gooi ke uiteraard weg. Kies dus ook voor zo min mogelijk papier, ook als documenten niet belangrijk zijn. Alles digitaal hebben zorgt voor overzicht. Je wilt namelijk niet nog allerlei facturen zoeken en niet weten of het op papier is of digitaal.
Het belang van organiseren en beheren
Op het gebied van organisatie zijn er ook een aantal dingen die erg belangrijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan overzicht. Het is aan te raden om een overzichtelijke mappenstructuur aan te houden. Neem hier vooral je tijd voor, zodat je alles ook makkelijk kunt terugvinden. Als je vanaf het begin al een duidelijke orde hebt, kan dit enorm schelen. Al dat hersorteren en verplaatsen zit namelijk niemand op te wachten. Je kunt de mappen kleurtjes geven, maar ook namen op volgorde doen het vaak goed.
Maak van scannen een routine
Om chaos te voorkomen, kun je belangrijke documenten scannen terwijl je ermee bezig bent. Dit is niet iets eenmaligs, maar iets wat je geregeld hoort te doen. Maak er dus ook echt een gewoonte van om op werk documenten te digitaliseren. Zo raak je eraan gewend. Uiteindelijk komt het in je routine en doe je eigenlijk niet meer anders. Het is handig om een document scanner in je bezit te hebben, zodat je moeiteloos dit proces kunt doorlopen. Op een gegeven moment doe je dit allemaal dus op de automatische piloot.
